Anträge freigeben, Belege prüfen, Checklisten abhaken. Ohne E-Mail-Ketten und Excel-Listen.
TYPISCHE PROBLEME IN BÜROABLÄUFEN
Anträge kommen per E-Mail, Belege liegen im Postfach, der Stand steht in einer Excel-Liste.
Das geht gut, solange es wenige Vorgänge sind.
- Angaben werden mehrfach übertragenAus der E-Mail in die Liste, aus der Liste ins nächste Programm.
- Niemand weiß, wo ein Vorgang stehtJede Antwort kostet eine Rückfrage.
- Belege werden von Hand sortiertBenennen, ablegen, später Zeile für Zeile abgleichen.
- Anträge kommen unvollständig anErst wird nachgefragt, dann wartet der Vorgang.
- Bei vielen Schritten geht etwas unterBeim Onboarding weiß am Ende keiner genau, was erledigt ist.
DIE EIGENTLICHE URSACHE
Ihnen fehlt kein Werkzeug. Ihnen fehlt ein gemeinsam geklärter Ablauf.
Wenn Abläufe hängen, liegt eine neue Software nahe, eine gemeinsame Excel-Liste oder schnell eine App. Dabei kann Microsoft 365 das längst. Das eigentliche Problem: Jede Person kennt nur ihren Teil des Ablaufs, und aufgeschrieben ist davon meist nichts. Wer in dieser Lage ein Werkzeug einführt, digitalisiert die Unklarheit. Deshalb kläre ich zuerst den Ablauf mit allen Beteiligten und baue erst dann.
„Ich brauche das bis Freitag, für die Baustelle Nord.“
„Ab 5.000 € muss eigentlich die Geschäftsführung ran.“
„Geliefert wurden nur 8 von 10. Hab ich dem Fahrer gesagt.“
„Ohne Kostenstelle kann ich die Rechnung nicht buchen.“
ERST KLÄREN, DANN BAUEN
So wird aus Ihrem Ablauf eine Lösung in Microsoft 365
Wir beginnen mit einem klar begrenzten Ablauf. Bis er im Alltag läuft, vergehen in der Regel vier bis fünf Wochen.
Ist-Ablauf aufnehmen
Ich spreche mit allen Beteiligten und halte fest, wie der Ablauf heute wirklich läuft, mit allen Umwegen und Ausnahmen.
Soll-Ablauf entwerfen
Ich entwerfe den künftigen Ablauf als Prozessmodell. Wir stimmen ihn mit den Beteiligten ab, bis alle ihn bestätigen. Erst dann wird gebaut.
Umsetzen
Ich setze den Ablauf in Ihrem Microsoft 365 um, mit Power Apps, Power Automate und SharePoint oder Dataverse. Angaben werden einmal erfasst, Regeln laufen automatisch, jeder sieht den Stand.
Einführen
Wir testen die Lösung mit Ihrem Team an echten Fällen. Danach geht sie in Betrieb, und ich begleite den Start.
Befähigen
Ich dokumentiere die Lösung und schule Ihr Team. So kann es sie betreuen, pflegen und selbst erweitern.
EIN BEISPIEL AUS DER PRAXIS
Beschaffung: vom Antrag bis zur geprüften Rechnung
Ein Mitarbeiter braucht zwei Bürostühle. Das Beispiel zeigt Schritt für Schritt, wie aus dem Wissen der Beteiligten ein bestätigter Ablauf und daraus eine Lösung in Microsoft 365 wird.
- Prozesswissen erfassen
Was Mitarbeiter, Geschäftsführung, Einkauf und Buchhaltung sagen - Soll-Ablauf modellieren
Was bisher nur in Köpfen steckt, steht im Prozessmodell: Bauplan für die Umsetzung und Dokumentation für Ihr Team. - Anwendung in Microsoft 365 bauen
Antrag, Freigabe in Teams, Bestellung, Lieferung, Rechnungsprüfung
Prozessklärung und Umsetzung aus einer Hand.
Häufig gestellte Fragen
Lassen Sie uns über Ihren Ablauf sprechen.
Schreiben Sie mir kurz, welcher Büroablauf bei Ihnen besonders viel Handarbeit verursacht. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, ob er sich für eine Umsetzung eignet.
- Ablauf und heutige Situation einordnen
- Prüfen, ob sich eine Umsetzung lohnt
- Sinnvollen ersten Schritt festlegen
- Telefon0152 04096250
- E-Mailloukmane@loukmanechaou.de
Antwort in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Rückruf gern nach Vereinbarung.